每年的五六月份是研究生调档函、通知书集中到达时间，邮政服务中心认真、负责，做好此类信函发放工作。
研究生录取信函邮寄的工作通常从五月份开始，先由录取学校发放调档函，反馈后再发放录取通知书，整个过程持续近一个月，通知书的发放时间持续半个月，形式多为挂号信，个别学校用平邮。按照挂号信接收工作流程，需要工作人员先登记入册，然后由本人或委托人持有效信件签字领取。由于此类信件到达较为集中，而且多数邮件地址不详，仅有“青岛科技大学**收”，因此为准确及时投递带来很大困难。邮政中心服务人员深知此类信件的重要性，“急学生所急，想学生所想”，以稳妥、安全为准，仔细落实收件人身份，同各学院保持紧密联系，查找通知收件人，学院公务繁忙不能及时取件时送件上门，确保不压件、不贻误，让每一位毕业生及时拿到通知书，安心的参加毕业答辩等相关活动。
目前，研究生函调工作结束进入通知书发放阶段，毕业生同学可以到两个校区收发室，或拨打84022695（四方）88959003（崂山）及时查询。同时也友情提醒老师和同学们，随着学校的不断发展，在校师生人数的增加，邮寄信件请务必写清地址至工作部门或所在学院专业班级，同时及时更改您的相关信息，确保信息准确，避免造成不必要的信息损失。
